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Der aktive KI-Einsatz in deutschen Unternehmen wächst rasant, aber nicht jeder, der KI nutzt, sieht davon etwas im Alltag. 45 Prozent der Anwender berichten von deutlich beschleunigten internen Abläufen, ein Drittel gleichzeitig von höheren Kosten als erwartet (Bitkom, Digitalisierung der Wirtschaft, März 2026). Beide Zahlen stammen aus derselben Erhebung, und genau in dieser Spannung spielt sich das ab, was sich in den letzten zwei Jahren immer wieder gezeigt hat: Zugänge sind schnell gekauft. Die Abläufe drumherum bleiben, wie sie waren. Der Unterschied zwischen „wir nutzen KI“ und „unsere Arbeit läuft messbar runder“ entscheidet sich an einer einzigen Frage. An welcher Stelle im Ablauf setzt die KI überhaupt an?
Die ehrlichste Zahl zu diesem Thema kommt aus Dänemark. Anders Humlum und Emilie Vestergaard haben für ihre Studie „Large Language Models, Small Labor Market Effects“ (2025) rund 25.000 Beschäftigte an 7.000 Arbeitsplätzen ausgewertet, in elf Berufen, die als besonders KI-nah gelten. Die berichtete Zeitersparnis lag im Schnitt bei 2,8 Prozent der Arbeitszeit. Kontrollierte Experimente in denselben Berufsfeldern kommen regelmäßig auf über 15 Prozent. Für 8,4 Prozent der Beschäftigten sind durch KI sogar neue Aufgaben entstanden, etwa das Prüfen von Ergebnissen oder das Formulieren brauchbarer Anfragen.
Die Autoren nennen als einen Grund für die Lücke das Fehlen begleitender betrieblicher Investitionen. Übersetzt in den Alltag heißt das: Ein einzelner Arbeitsschritt wird schneller, der Ablauf bleibt gleich lang. Wer einen Bericht in zwanzig statt sechzig Minuten schreibt, hat trotzdem nichts gewonnen, wenn die Freigabe danach vier Tage liegt. Die gesparte Zeit versickert in Wartezeiten, Rückfragen und Nachbesserungen.
Sinnvoll ist der umgekehrte Weg zur üblichen Reihenfolge: Erst wird ein konkreter Ablauf aufgezeichnet, dann der Schritt bestimmt, der am längsten dauert oder am häufigsten hängt, und erst danach geprüft, ob KI diesen Schritt trägt. Anschließend wird die Wirkung an einer vorher festgelegten Zahl gemessen, bevor der nächste Ablauf drankommt. Ohne diese Reihenfolge entsteht Nutzung, aber keine Wirkung.
In der Praxis hat sich für mich diese Abfolge bewährt:
Ein Beispiel zur Illustration, wie es mir in ähnlicher Form mehrfach begegnet ist: Eine kleine Steuerkanzlei mit acht Beschäftigten wollte die Erstellung von Mandantenschreiben beschleunigen und ließ Standardschreiben künftig von einem Assistenten vorformulieren. Der Textteil schrumpfte von fünfundzwanzig auf fünf Minuten. Die Durchlaufzeit vom Mandantenanruf bis zum versendeten Schreiben blieb bei vier Tagen. Der eigentliche Engpass lag in der Prüfung durch die Kanzleileitung vor dem Versand, unberührt vom neuen Textbaustein.
Das ist der häufigste Fehlgriff bei der Einführung. Beschleunigt wird der sichtbare Schritt, der schmerzhafte bleibt unangetastet. Wer den Ablauf einmal komplett aufzeichnet, sieht innerhalb einer Stunde, wo die Zeit wirklich liegt. Diese Stunde spart später Monate.
Vier von zehn Unternehmen gehen davon aus, dass Beschäftigte generative KI über private Zugänge im Arbeitskontext nutzen. Gleichzeitig hat erst knapp ein Viertel überhaupt Regeln dafür aufgestellt (Bitkom, Oktober 2025). Die übliche Reaktion darauf ist ein Verbot, und das verlagert die Nutzung nur dorthin, wo niemand mehr hinsieht.
Deutlich nützlicher finde ich die diagnostische Lesart. Wo Beschäftigte auf eigene Faust nachhelfen, liegt eine echte Reibung im Prozess. Diese Stellen sind kostenlos erhobene Daten darüber, wo der offizielle Ablauf klemmt. Ein offenes Gespräch darüber, welche Aufgaben Leute bereits still automatisieren, liefert in der Regel eine bessere Prioritätenliste als jeder Strategie-Workshop. Der Preis dafür ist Sanktionsfreiheit, sonst redet niemand.
Ein Drittel der Anwender in der Bitkom-Erhebung fand KI teurer als erwartet. Das liegt selten an den Abo-Preisen. Es liegt an dem, was im Betrieb hinzukommt: Prüfaufwand, Nacharbeit, Abstimmung darüber, welches Ergebnis raus darf. Diese Posten tauchen in keinem Angebot auf, im Alltag aber sofort.
Deshalb gehört zu jedem Einstieg eine Zahl, die vorher feststeht und nachher geprüft wird. Durchlaufzeit eines Vorgangs, bearbeitete Fälle pro Woche, Quote der Korrekturschleifen. Wenn sich nach vier Wochen nichts bewegt, ist der Ablauf entweder falsch gewählt oder der Engpass sitzt woanders. Beides ist ein brauchbares Ergebnis und deutlich billiger als eine Ausweitung auf Verdacht.
Wer den Einstieg sucht, kommt mit einem einzigen Ablauf, einem markierten Engpass und einer Zahl weiter als mit einer Liste empfohlener Anwendungen. Alles Weitere ergibt sich daraus fast von selbst, inklusive der Frage, welche Kompetenzen im Team dafür eigentlich vorhanden sein müssen — dazu mehr unter KI-Kompetenz im Unternehmen aufbauen.
Wo ein Betrieb dabei aktuell steht, lässt sich mit dem KI-Readiness-Check in wenigen Minuten einordnen.
Dieser Artikel wurde mit KI-Unterstützung erstellt und vor Veröffentlichung inhaltlich geprüft.