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Ein Team wartet auf eine Einführung in die tägliche Arbeit mit KI-Systemen, das Budget ist knapp bemessen, und die Zeit drängt, weil die Erwartung an KI-Kompetenz im Betrieb längst besteht. Genau vor dieser Frage stand ich kürzlich selbst: intern moderieren oder extern buchen? Wer intern jemanden hat, der sich auskennt, spart Geld. Wer niemanden hat, kauft Erfahrung ein. Beides kann funktionieren, beides kann auch danebengehen. Der Unterschied liegt selten im Format selbst, sondern in dem, was vorher geklärt wurde.
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung: Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen sich um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten kümmern. Mit dem sogenannten Digital Omnibus, der am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist, wurde diese Pflicht allerdings abgeschwächt: Verlangt wird nicht mehr, ein bestimmtes Kompetenzniveau sicherzustellen, sondern Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz zu ergreifen. Seit dem 2. August 2026 ist in Deutschland außerdem die Bundesnetzagentur als zentrale Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung zuständig.
Gleichzeitig zeigt eine repräsentative Bitkom-Befragung unter 604 Unternehmen ein nüchternes Bild: Nur 8 Prozent schulen die gesamte Belegschaft zu KI-Themen, für 43 Prozent ist das Thema Schulung schlicht kein Thema. Genau in dieser Lücke zwischen Erwartung und gelebter Praxis liegt der eigentliche Entscheidungsdruck. Nicht ob ein Workshop stattfindet, sondern in welcher Form er am meisten bringt.
Artikel 4 schreibt kein festes Schulungsformat und keine Zertifizierung vor. Verlangt sind angemessene Maßnahmen, die zum Einsatzkontext passen, und die Möglichkeit, im Zweifel zu zeigen, dass sie stattgefunden haben, etwa über eine einfache Teilnahmedokumentation mit Datum, Thema und Dauer. Wie weit die Pflicht im Einzelfall reicht, sollte bei Unsicherheit juristisch eingeordnet werden.
Intern entstehen keine direkten Honorarkosten. Dafür bindet die Vorbereitung Arbeitszeit einer Person, die in dieser Zeit nicht an anderer Stelle produktiv ist, und diese Kosten tauchen selten in einer Kalkulation auf.
Intern funktioniert gut, wenn drei Dinge zusammenkommen:
Der Haken an der internen Lösung: Wer im Alltag mit KI arbeitet, bringt oft technisches Wissen mit, aber selten didaktische Erfahrung. Aus eigener Beobachtung wird der Workshop dann schnell zur Tool-Demo, bei der gezeigt wird, was möglich ist, ohne dass am Ende jemand versteht, warum und wo die Grenzen liegen.
Nach aktuellen Marktbeobachtungen liegen Tagessätze für ein extern gebuchtes Inhouse-Training größenordnungsmäßig zwischen 2.500 und 7.000 Euro, reine Online-Formate pro Person zwischen 80 und 250 Euro. Staatliche Förderprogramme können einen Teil davon abdecken, je nach Unternehmensgröße und Format. Welche das sind und was sie jeweils ausschließen, erklärt der Überblick zu KI-Fördermitteln.
Externe Anbieter bringen zwei Dinge mit, die intern schwer aufzubauen sind: Vergleichswissen aus anderen Unternehmen und didaktische Routine. Wer bei null anfängt, bekommt von außen schneller einen Überblick als über wochenlange interne Recherche.
Der Haken hier liegt woanders. Laut einer Erhebung zur betrieblichen KI-Weiterbildung hat zwar der Großteil der deutschen Unternehmen bereits irgendeine Form von KI-Schulung durchgeführt, aber nur jedes zweite Unternehmen hat eine Strategie, wie das erworbene Wissen tatsächlich in den Arbeitsalltag überführt wird. Ein Standardprogramm ohne Bezug zu den eigenen Prozessen verpufft nach dem Workshop-Tag. Wer extern bucht, sollte vorher fragen, wie konkret reale Use Cases aus dem eigenen Betrieb eingebaut werden, nicht nur generische Beispiele aus einer Standardfolie.
Zur Veranschaulichung ein typisches, nicht auf ein reales Unternehmen bezogenes Beispiel: Eine Marketingabteilung mit zwölf Personen nutzt seit Monaten unterschiedliche KI-Anwendungen, jede Person auf eigene Faust. Ein externer Tagesworkshop bringt hier wenig, wenn er nur allgemeine Grundlagen vermittelt, die die Hälfte der Teilnehmenden längst kennt. Sinnvoller wäre in so einem Fall eine kurze interne Bestandsaufnahme vor dem Workshop, damit der externe Anbieter gezielt an der eigentlichen Lücke ansetzen kann: nicht am Prompt-Wissen, sondern an gemeinsamen Standards für Freigabe, Datenschutz und Qualitätsprüfung.
Weder intern noch extern ist grundsätzlich die bessere Wahl. Die Frage, die vorher geklärt gehört, ist eine andere: Wo steht das Team eigentlich, bevor der Workshop überhaupt geplant wird? Eine ehrliche Standortbestimmung liefert der KI-Readiness-Check. Wer diesen Ausgangspunkt kennt, kann Inhalt und Tiefe passend zuschneiden, unabhängig davon, wer am Ende moderiert.
Genauso lohnt sich ein Blick auf die eigene Tool-Landschaft vor der Buchung. Ein Workshop über KI im Allgemeinen bringt wenig, wenn zwei Abteilungen bereits unterschiedliche Systeme parallel nutzen, ohne voneinander zu wissen. Wie sich die passenden KI-Tools auswählen lassen, sollte also vor dem Workshop feststehen, nicht danach.
Nach mehreren solcher Projekte bleibt eine einfache Faustregel: Klein anfangen und intern moderieren, wenn Vorwissen im Haus ist. Extern zukaufen, wenn es um den ersten Überblick geht oder um rechtliche Fragen, die man selbst nicht sauber einschätzen kann. Und in beiden Fällen von Anfang an dokumentieren, wer teilgenommen hat und was Thema war. Das ist im Zweifel der einfachste Nachweis, dass Maßnahmen zur KI-Kompetenz tatsächlich stattgefunden haben.
Bevor die Budgetfrage die Entscheidung dominiert, lohnt sich außerdem ein Blick auf staatliche Förderprogramme, die einen externen Workshop deutlich günstiger machen können, sofern das gewählte Format überhaupt förderfähig ist.
Dieser Artikel wurde mithilfe von KI recherchiert und redaktionell bearbeitet.